Risicomanagement: van papier naar de praktijk van alledag


Sinds de invoering van het VMS is integraal risicomanagement overal top of mind. Maar sommige ziekenhuizen geven er een eigen, bijzondere draai aan. Zo introduceerde het Wilhelmina Ziekenhuis in 2013 een signalenoverleg, geïnspireerd door de NAM in Assen. In dezelfde
periode bedacht Alrijne Zorggroep een reëlere manier om de impact van risico’s te bepalen.

 

Iedereen kent ze: de risico-inventarisatielijsten en de berekeningen om de impact op patiëntveiligheid te bepalen. Toch vond Esther Baars, adviseur Kwaliteit, Zorginnovatie en Risicomanagement, die insteek te beperkt voor Alrijne Ziekenhuis (voorheen Rijnland Ziekenhuis). Tijdens haar master Risicomanagement liep Baars risicomanagers uit allerhande industrieën tegen het lijf, die de impact van risico’s veel exacter bepaalden. Vergeleken met hen liep de medische sector nog flink achter. En waarom eigenlijk? Ook een ziekenhuis loopt financiële, milieu- en reputatieschade op in geval van een incident; een calamiteit heeft niet alleen effect op de patiënt. Soms hangt zelfs het voorbestaan van de zorginstelling er vanaf.

 

Urgentie scoren

Baars ontwikkelde het Alrijne Risico Model voor de ziekenhuizen en verpleeghuizen van Alrijne Zorggroep. Door de kans van optreden, de mogelijke consequenties én de gevolgen voor de continuïteit van de zorgverlening mee te wegen, kon ze de organisatie een veel completer inzicht in risico’s geven. “We zijn bewust op zo’n manier gaan objectiveren dat meteen duidelijk is wanneer opgeschaald moet worden. Bij de oude methode zag je soms nauwelijks verschil in scores terwijl de risico’s wel ver uiteen liepen. Daarmee sloegen we de plank mis. Als je niet kunt aantonen dat het ene risico groter is en zwaarder aankomt dan het andere, hoe kunnen medewerkers dan ooit het verschil in urgentie voelen?” Baars loste het op door in veelvouden te gaan werken, waarbij scores verdubbelen naarmate het risico x effect groter is. “Zo scoort een risico met gering letsel dat hooguit eenmaal per jaar voorkomt twee punten. Een dagelijks risico op zeer ernstig letsel, flinke milieuschade, financiële ondergang van het ziekenhuis, sluiting van een afdeling of lange tijd negatieve pers scoort maximaal tachtig punten. In het eerste geval staat het risico in de groene categorie en kan de leidinggevende zelf een beheersmaatregel nemen. In de meest extreme situatie - vanaf score veertig - kleurt de matrix donkerrood. In dat geval stelt de Raad van Bestuur een maatregel vast en wordt de Raad van Toezicht geïnformeerd.”

 

Wat als?

In Alrijne Ziekenhuis werkt inmiddels iedereen met het model, dat meteen inzichtelijk maakt welke actie is geboden. “Tegelijkertijd blijven we ook alle nieuwe risico’s inventariseren. Komt er een nieuw zorgpad, gaan we verbouwen of wordt een duur medisch apparaat aangeschaft, dan gaan we met zes of zeven betrokkenen om tafel, met de vraag: wat als? In een uurtje of twee onderzoeken we tegen welke risico’s we mogelijkerwijs aanlopen - gewoon door ons gezond verstand te gebruiken. In de praktijk blijkt telkens weer dat we dan zaken tegenkomen waar we vooraf nooit bij hadden stilgestaan. Onbekende risico’s die we daardoor kunnen voorkomen of minimaliseren. Daarna komen we nog een keer samen om de resterende risico’s te objectiveren en te delen. Zodat leidinggevenden het risicomodel er maar bij hoeven te pakken om te weten welke actie geboden is, mocht er toch wat misgaan. Voor ons werkt deze aanpak en andere ziekenhuizen die onze risicomatrix willen bestuderen, stuur ik het model graag toe.”

   

Signalen bespreken

Een hele andere benadering komen wetegen in Assen, bij manager zorg Els Groen en adviseur kwaliteitszorg Dianne Enting van het Wilhelmina Ziekenhuis. Vier keer per jaar maken zij een dagdeel vrij voor een signalenoverleg op hoog niveau, want ook de voorzitter en secretaris van de Raad van Bestuur, de voorzitter medische staf, de manager Zorg en de adviseur Kwaliteitszorg schuiven aan. “Soms zie je er vooraf tegenop. Als je bedenkt wat je in een morgen of middag allemaal nog meer kunt doen”, lacht Groen. “Maar achteraf evalueren we altijd positief, en weten we zoveel meer over wat er op het gebied van kwaliteit en veiligheid in de organisatie speelt.

 

Dat is goud waard.” Enting vervolgt: “Natuurlijk doen we ook aan prospectieve risico-inventarisatie, bijvoorbeeld bij de aanschaf van hoogrisico apparatuur, wijzigingen in zorgprocessen en bij verbouwingen, maar in het signalenoverleg kijken we breder. Hier gaat het om inzicht in trends, ontwikkelingen die afdelingen overstijgen of onrustige situaties binnen de organisatie.” Op hoog niveau Groen legt uit: “Het idee van het signalenoverleg hebben we van de Noordelijke Aardolie Maatschappij, onze gewaardeerde buurman in Assen. Hun kwaliteitsmanager vertelde hoe zij risico’s signaleren. Ook daar komen managers op het hoogste niveau samen, waarbij ze verschillende mensen uit de organisatie ontvangen die ieder in vijftien minuten vertellen welke risico’s zij zien en welke volgens hen aandacht verdienen. Vervolgens bepalen de deelnemers welke twee of drie risico’s het komende kwartaal worden aangepakt. Na drie maanden komen ze weer samen, evalueren ze en worden nieuwe signalen besproken.

 

Groen legt uit: “Het idee van het signalenoverleg hebben we van de Noordelijke Aardolie Maatschappij, onze gewaardeerde buurman in Assen. Hun kwaliteitsmanager vertelde hoe zij risico’s signaleren. Ook daar komen managers op het hoogste niveau samen, waarbij ze verschillende mensen uit de organisatie ontvangen die ieder in vijftien minuten vertellen welke risico’s zij zien en welke volgens hen aandacht verdienen. Vervolgens bepalen de deelnemers welke twee of drie risico’s het komende kwartaal worden aangepakt. Na drie maanden komen ze weer samen, evalueren ze en worden nieuwe signalen besproken. Bij ons werkt het op dezelfde manier, met alleen iets andere presentatoren. In het signalenoverleg van het Wilhelmina Ziekenhuis worden trends onder meer aangereikt door de ombudsfunctionaris, de voorzitter van de kwaliteitscommissie, de voorzitter van de VIM-commissie en de kwaliteitsmedewerker.”

 

Het signalenoverleg is sinds anderhalf jaar in functie en sindsdien zijn al diverse risico’s aangepakt. De calamiteitenprocedure is bijvoorbeeld aangescherpt, omdat er teveel onduidelijkheden waren over hoe en bij wie je moest melden. Ook is er onderzocht waarom het aantal VIM-meldingen terugliep. Voelde men zich minder veilig? Kostte het teveel tijd? Een ander signaal was de hoge werkdruk in een kliniek waar verbouwd werd en veel meer patiënten lagen als normaal. “Dat zorgde voor onrust. Daarop zijn de roosters aangepast en hebben we besloten om toekomstige verbouwingen anders op te pakken. Maar het kan ook een specialist betreffen die buitensporig tekeer gaat. Als er opmerkingen komen van medewerkers en patiënten weet je dat er een goed gesprek nodig is. En dat kan dan ook snel gebeuren”, aldus Groen. In feite steken we een thermometer in de organisatie, licht Enting toe. “Wat speelt er en waar is nu meteen actie op nodig. Heel praktisch eigenlijk, precies zoals het overleg bedoeld is.”

 

Totaalplaatje

De kracht zit ‘m in de gezamenlijkheid, denken Groen en Enting. De deelnemers aan het overleg analyseren immers ter plekke alle signalen. Daarmee ondervangen ze het risico dat informatie versnipperd in de organisatie aanwezig is, zonder dat iemand het totaalplaatje ziet. Bovendien worden nog tijdens het signalenoverleg verbeteracties uitgezet. “Het maakt dat we grip hebben op de vele indicatoren, zorginformatie en kwaliteitsinstrumenten die de organisatie kent. Eventuele structurele fouten kunnen we uit ons systeem filteren voordat er ongelukken gebeuren.” Groen: “Natuurlijk zijn er ook dingen die beter kunnen. Het terugkoppelen van resultaten naar de organisatie blijft soms nog achterwege. Ook merken we dat het lastig is om puur in trends te  denken. Dat men toch de neiging heeft om één aandachtspunt uit de eigen werksfeer te benadrukken. Maar we leren snel met z’n allen en de cultuur is open bij ons. Dat maakt het makkelijk om transparant te zijn en te benoemen waar het misgaat, met naam en toenaam.”

dokter medirisk

Contact met MediRisk

Hebt u vragen? Neem dan gerust contact met ons op: